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Smarter arbeiten: So geht’s

Vielleicht haben Sie den englischen Ausdruck schon einmal gehört: „Work smarter, not harder.“ Arbeite smarter, nicht härter. Hart zu arbeiten ist nicht per se schlecht. Jedoch kann hartes Arbeiten zum Burn-out führen, vor allem wenn Sie ständig, ohne Pause, hart arbeiten. Smarteres Arbeiten kann erlernt werden. Smartes arbeiten bedeutet in vernünftigem Tempo mehr geschafft zu bekommen. Dies führt langfristig zu einer besseren Work-Life-Balance, weniger Stress und erhöhter Zufriedenheit auf der Arbeit.

Sie fragen sich nun, wie Sie smarter arbeiten können? Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt:

  1. Klare Ziele für den Tag setzen und diese gruppieren

Joel Runyon, Gründer von Impossible X, ist von dieser Methode überzeugt. Und so geht’s: Erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben, die Sie an einem Tag erledigen wollen. Die Aufgaben und Ziele müssen klar formuliert sein. Statt „Mit Blog-Artikeln anfangen“ sollten Sie sich beispielsweise „2 Blog-Artikel mit jeweils 1000 Wörtern schreiben“ als Ziel notieren. Wenn die Liste fertig ist, unterteilen Sie alle Aufgaben in 3 Gruppen, deren Erledigung etwa gleich lang dauern wird.

Wählen Sie dann drei verschiedene Arbeitsorte für den Tag. Wenn Sie von zu Hause arbeiten, könnten Sie beispielsweise die erste Gruppe in einem Coffee Shop erledigen, die zweite Gruppe von zu Hause und die dritte Gruppe von einem Coworking-Office aus. Wenn Sie in einem Büro arbeiten, wählen Sie – wenn möglich – innerhalb des Büros drei verschiedene Orte aus.

Gehen Sie zu Ihrem ersten Ort und erledigen Sie alle Aufgaben, die der ersten Gruppe von Zielen auf Ihrer Liste angehören. Danach gehen Sie zum nächsten Ort und erledigen die nächste Gruppe an Aufgaben und so weiter. Idealerweise laufen Sie zu Fuß oder fahren mit dem Rad von Ort zu Ort, sodass Sie zwischendurch frische Luft schnappen und sich bewegen können.

„Wenn Sie alle Aufgaben auf Ihrer Liste erledigt haben, können Sie Feierabend machen. Entspannen Sie sich und genießen Sie das Leben. Nehmen Sie Ihre Arbeit nicht mit nach Hause – dies wird Sie unnötig auslaugen“, so Runyon.

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  1. Finden Sie Struktur

Falls die Tipps unter Nummer 1 sich in Ihrer spezifischen Arbeitssituation nur schwer oder gar nicht umsetzen lassen, versuchen Sie den Gedanken hinter dieser Methode auf Ihre Situation zu übertragen. Formulieren Sie zu Beginn des Tages klare Aufgaben und Ziele. Strukturieren Sie Ihren Tag. Fragen Sie sich wann und unter welchen Umständen Sie am produktivsten sind. Sind Sie Frühaufsteher und können am besten in den Stunden vor der Mittagspause arbeiten? Dann versuchen Sie so viele Aufgaben wie möglich in diesem Zeitraum zu erledigen und sparen Sie sich Telefonate und Meetings für den Nachmittag auf.

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  1. Machen Sie ein Nickerchen

Wir meinen es ernst. Nickerchen sind insbesondere dann wertvoll, wenn Sie versuchen, Informationen oder Daten im Gedächtnis zu behalten, z. B. für eine bevorstehende Besprechung, Präsentation oder für einen Test. Machen Sie ausreichend Pausen. Nur so können Sie während der Arbeit Ihren Fokus beibehalten. Studien zeigen, dass ein Mittagsschlaf oder Nickerchen nach der Aufnahme von neuen Informationen dabei hilft, diese besser im Kopf zu behalten.

Forschung zeigt, dass die beste Zeit für einen Mittagsschlaf zwischen 13 und 18 Uhr ist. Dies ist wahrscheinlich auch der Zeitrahmen, in dem Sie oft anfangen sich müde zu fühlen. Warum nicht ein Nickerchen machen und danach voller Energie die restlichen Aufgaben für den Tag anpacken?

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  1. Gewöhnen Sie sich das Aufschieben von Aufgaben ab

Wenn wir eine Aufgabe Aufschieben, tun wir das nur, weil wir keine Lust haben, uns um die Aufgabe zu kümmern, nicht, weil wir keine Zeit haben. Dies ist nicht effizient, da es mehr oder weniger bedeutet, dass wir uns einen Teil unserer zukünftigen Zeit leihen. Die Aufgabe muss schließlich irgendwann erledigt werden.

„Viele von uns schieben Dinge auf, weil wir uns darüber ärgern, dass wir eine Aufgabe erledigen müssen. Besonders dann, wenn wir der Meinung sind, dass die Aufgabe in den Verantwortungsbereich von jemand anderem fällt“, schreibt Lahle Wolfe, Gründerin und Geschäftsführerin bei LA Wolfe Marketing.

Wolfe schreibt, dass das Aufschieben oft eine emotionale Komponente hat und nicht nur ein Symptom von Faulheit ist. Wollen Sie vermeiden, ein wichtiges Gespräch mit jemandem zu führen und schieben Sie es deswegen auf? Glauben Sie, jemand anderes sollte die Aufgabe erledigen? Falls letzteres der Fall ist, dann sprechen Sie mit Ihrem Chef darüber und schlagen Sie die Person vor, die Ihrer Meinung nach besser für die Aufgabe geeignet ist.

Wenn Sie allerdings die Aufgabe schlicht und einfach nicht erledigen wollen, weil Ihnen Ihr Job absolut keinen Spaß macht, dann wird es Zeit, auf Jobsuche zu gehen.

Sie haben wirklich keine Zeit, die Aufgabe zu erledigen? Dann handelt es sich nicht um bewusstes Aufschieben, sondern Sie brauchen eventuell Unterstützung. Fragen Sie Ihren Chef, ob Sie die Aufgabe oder das Projekt an ein anderes Teammitglied delegieren können. Möglicherweise bedeutet dies aber auch, dass Sie sich Ihre Zeit besser einteilen oder Ihre To-Do-Liste besser organisieren müssen (siehe Punkt 1 und 2).

So, Zeit sich wieder der Arbeit zuzuwenden und aufzuhören, Artikel zu lesen! Mit ein wenig Übung können auch Sie smarter und effizienter arbeiten.